Приказ о внесении изменений в документы содержащие персональные данные работника

Особенности приказа о внесении изменений персональных и паспортных данных работника и образец документа

Персональные данные (ПД) – информация, имеющая отношение к определенному лицу, которая предоставляется организации или другому лицу с разрешения субъекта.

С 01.01.2013 согласно новому закону «О бухгалтерском учете» с предприятий снята обязанность применять в учете унифицированные формы первичных кадровых документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Организация вправе разработать и утвердить собственные (произвольные) формы первичных документов, что относится и к приказу об изменении ПД.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38 . Это быстро и бесплатно !

Когда требуется внесение корректировок?

Приказ об изменении персональных данных требуется при смене:

  • семейного статуса;
  • фамилии, имени, отчества;
  • паспортных данных;
  • номера ИНН;
  • номера СНИЛС;
  • номера медицинской страховки;
  • сведений об образовании.
  • Кто издает документ?

    Изменение ПД влияет на социальные и пенсионные отчисления. Процедура издания приказа входит в юрисдикцию бухгалтерского или кадрового департамента или находится в ведении руководителя организации.

    Какие сведения о работнике могут измениться?

    1. Фамилии (смена актов гражданского состояния – заключение или расторжение брака, смена фамилии по желанию субъекта).
    2. Место жительства (смена регистрации или переезд).
    3. Паспортные данные (при восстановлении утерянного или поврежденного документа, при плановой замене по достижении 20 и 45 лет).
    4. Сведения об образовании (поступление или получение диплома учебного заведения).
    5. Невзирая на то, что приказ не имеет установленной законодательно формы, его рекомендуется оформить согласно общим требованиям к распорядительным документам:

    6. В шапке документа помещается наименование организации, место составления, номер, дата и заголовок документа.
    7. В преамбуле прописывается обоснование издания документа (обстоятельства, повлекшие его создание) и основание (отсылка к конкретному документу или законодательному акту).
    8. В основной части приказа содержится:

  • распоряжение руководителя об утверждении приказа;
  • перечень документов подлежащих изменению;
  • указание на лицо или лица (должность, ФИО), ответственных за внесение изменений в документы, содержащие личные сведения о работнике.
  • Личное заявление работника.
  • Свидетельство о заключении брака серия _____, выданного _____.
  • Копия паспорта с новыми данными.
    1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с____ (прежняя фамилия), учитывающее изменение персональных данных.
    2. Внести в трудовую книжку________информацию о смене фамилии.
    3. Внести в личную карточку________информацию о смене фамилии и паспортных данных работника.
    4. Внести изменения в Табель учета рабочего времени, график отпусков и лицевой счет.
    5. Обеспечить учет новых ПД _____при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.
    6. Ответственным за исполнение приказа назначаю ________(должность, ФИО).

      На основании приказа производятся следующие действия:

      1. Необходимые изменения вносятся в личную карточку работника по форме № Т-2.
      2. новые данные вписываются в трудовую книжку и в книгу учета движения трудовых книжек (согласно п. 26 гл. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 гл. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
      3. Изменения в трудовой договор вносятся по аналогии с трудовой книжкой (составление дополнительного соглашения опционально).
      4. Изменения отражаются в данных лицевого счета сотрудника (для корректного начисления заработной платы).
      5. При смене фамилии в территориальный орган ПФР в течение месяца подается заявление об обмене страхового свидетельства (по формам № АДВ-2 и № АДВ-6).

      С 1 июля 2017 года при предоставлении неполных, устаревших или неточных данных введен новый вид административного нарушения. Предупреждением или штрафом облагаются:

    7. Граждане – от 1000 до 2000 руб.
    8. Должностные лица (например, директора, кадровика или главбуха) – от 4000 до 10 000 рублей.
    9. Индивидуальные Предприниматели (ИП) – от 10 000 до 20 000 рублей.
    10. Юридические лица – 25 000 до 45 000 руб.
    11. Соблюдение закона о персональных данных и своевременном предоставлении сведений об их изменении – ответственность, как работодатель, так и работника.

      Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


      101million.com

      В этом разделе мы собрали ответы экспертов на наиболее интересные и часто задаваемые вопросы.

      Найти нужную информацию можно либо воспользовавшись строкой поиска, либо зайдя в соответствующий раздел.

      Мы будем дополнять информацию в этом разделе.

      Задавать новые вопросы по-прежнему можно в соответствующих темах на Форуме.

      Часто задаваемые вопросы

      Персональные данные

      Обязательно ли вести личные дела сотрудников? Согласно какому документу необходимо осуществлять их обработку и хранение?

      На практике под «личным делом сотрудника» понимается некий перечень документов, полученных от сотрудника и оформленных на него при приеме и в процессе работы. В нем хранятся копии паспорта, свидетельства ИНН, диплома о высшем образовании и т.д., а также заявления и приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков, поощрениях, командировках и др.
      При этом трудовое законодательство предусматривает обязанность по ведению личных дел только в отношении:

    12. госслужащих (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ);
    13. муниципальных служащих (п. 1 ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ);
    14. военнослужащих (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).
    15. Иные организации заводить личные дела на своих сотрудников не обязаны. Однако, если работодатель все же решает вести личные дела, то нужно учесть, что все документы, которые в него помещаются, содержат личные данные работника. Поэтому обрабатываться, использоваться и храниться личные дела должны с учетом требований гл. 14 ТК РФ и Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Как правило, в этих целях разрабатывается Положение о порядке обработки персональных данных и их защите, с которым сотрудники и их представители должны быть ознакомлены под роспись (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ). Кроме того, важно отметить, что любой работник должен иметь свободный бесплатный доступ к своим персональным данным в соответствии со ст. 89 ТК РФ.

      Работодателю несколько раз звонили из банка. Банк просит подтвердить, что некий гражданин является сотрудником данной организации, и запрашивает его персональные данные, включая контактную информацию и адрес фактического проживания. Кроме того, банк запрашивает информацию о доходах данного работника.

      Необходимость в получении сведений банк мотивирует тем, что указанный гражданин не погашает кредит. Обязан ли работодатель в данной ситуации предоставлять какую-либо информацию о своем работнике?

      Сведения, запрашиваемые в данном случае банком, являются персональными данными работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Их можно передавать третьим лицам (банку) только с письменного согласия работника (ст. 7, ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Если сообщить указанную информацию банку, не получив предварительного согласия работника, то такое деяние образует состав правонарушения, предусмотренного ст. 13.11 КоАП РФ, как для работодателя, так и для банка.
      В случае если телефонные звонки продолжаются, рекомендуем попросить банк составить письменный запрос с требованием предоставить данные работника (адрес, паспортные данные, размер заработной платы и т. д.) на фирменном бланке. После его получения обратиться в органы Прокуратуры России с заявлением об устранении нарушения законодательства.
      Также отметим, что отвечать на поступающие обращения банков организация не обязана.
      Кроме того, сбор персональных данных о физическом лице может расцениваться как нарушение неприкосновенности его частной жизни. За данное деяние предусмотрена уголовная ответственность по ст. 137 УК РФ.
      Также, если банк в своих письменных запросах раскрывает информацию, составляющую банковскую тайну работника, то ему грозит ответственность по ст. 13.14 КоАП РФ, ст. 183 УК РФ. Сотрудник в этом случае может потребовать возмещения банком причиненных убытков (п. 3 ст. 857 ГК РФ).

      Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что изменяется фамилия в связи с регистрацией брака? Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?

      Согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».
      Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.
      Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии или имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.
      Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».
      Категорически не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Иванову Петровой в связи с регистрацией брака…». Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.
      На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.
      Заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных не нужно. Такой вывод можно сделать из ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч.3 ст.57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.
      Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.
      На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение.
      Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.
      С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.
      На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы.
      Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.
      Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

      • изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;
      • указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;
      • одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;
      • ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы);
      • новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой.
      • Изменение сведений о работнике в личной карточке.
        Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.
        Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и рядом указывается новая фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ №115116 от 10.08.2015г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
        Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе личной карточки «Дополнительные сведения».
        Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.
        Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

        www.hr-ok.ru

        Приказ о внесении изменений в кадровые документы

        Статьи по теме

        Фамилия, имя, отчество, паспортные данные и другая информация о сотруднике относятся к его персональным данным (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ). А они содержатся во многих кадровых и бухгалтерских документах. Поэтому, когда эти данные меняются, в документы компании также необходимо вносить изменения.

        Сначала с сотрудником надо будет заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. А на его основании оформляют приказ руководителя компании о внесении изменений в кадровые и другие учетные документы. К таким документам относятся:

        – личная карточка работника (форма № Т-2, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1);

        – лицевой счет (форма № Т-54, утв. постановлением № 1);

        – график отпусков (форма № Т-7, утв. постановлением № 1);

        – табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12, Т-13, утв. постановлением № 1);

        – налоговый регистр по НДФЛ;

        – карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (форма рекомендована письмом ПФР от 26.01.10 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.10 № 02-03-08/08-56П).

        В каком виде составляется

        Типовая унифицированная форма для приказа о внесении изменений в кадровые документы не установлена, поэтому его можно составить в произвольном виде.

        Что обязательно должно быть в документе

        В приказе устанавливают, какие правки и в какие документы требуется внести в связи с изменением персональных данных работника, а также определить срок и ответственных за выполнение поручения сотрудников.

        Общество с ограниченной

        г. Москва 2 марта 2012 г.

        ПРИКАЗ № 231/1

        о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные

        В связи с изменением фамилии бухгалтера Павловой В.П. на Максимову, а также получением Максимовой В.П. нового паспорта

        1. Внести сведения об изменении фамилии в документы, содержащие персональные данные работника, в срок до 4 марта 2012 г.

        2. Ответственным за внесение изменений в кадровые документы, содержащие персональные данные, назначить начальника отдела кадров Сергееву С.С.

        3. Ответственным за внесение изменений в бухгалтерские и иные некадровые документы, содержащие персональные данные работника, назначить главного бухгалтера Петрову А.П.

        Основание: уведомление Максимовой В.П. от 01.03.12 вх. № 12, дополнительное соглашение к трудовому договору от 02.03.12 № 8.

        Генеральный директор Иванов И.И.

        С приказом ознакомлена 02.03.12 Сергеева С.С.

        www.gazeta-unp.ru

        Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника

        Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные | Образец

        Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака?

        Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии? Не грозит ли штраф за неправильное составление дополнительного соглашения? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?»

        Ответим на все вопросы по порядку.

        Согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ

        «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

        Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.

        Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

        Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

        Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

        Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

        На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.

        По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

        Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

        На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение. Пока к нам не поступало информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

        Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.

        С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

        На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.

        Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

        Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

        — изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

        — указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

        — одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

        — ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

        Некоторые специалисты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

        На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой (как в образце), под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

        Изменение сведений о работнике в личной карточке.

        Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.

        Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.

        Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

        Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

        Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

        Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

        Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

        kdpconsulting.ru

        Приказ о внесении изменений в учетные документы

        Причины внесения изменений в учетные документы

        Учетно-кадровая документация – это документы, необходимые работодателю и работнику при приеме на работу, поощрении, переводе, нахождении в отпуске, нахождении в командировке, дисциплинарном взыскании и увольнении работника.

        В кадровом делопроизводстве учетные документы можно разделить на 2 группы:

        1. предъявляемые работником (паспорт, трудовая книжка, свидетельство о рождении, диплом, военный билет, заявление о приеме на работу и иное);

        2. составляемые работодателем и кадровыми специалистами (приказы, личные карточки, графики отпусков, должностные инструкции, журналы регистрации и иное).

        Практически все учетные документы содержат данные о работнике и работодателе, поэтому в случае изменения данных о работнике или работодателе влечет внесение изменений в определенный пакет кадровых документов (например: личная карточка, трудовая книжка, трудовой договор и т.д.).

        Учетные документы изменяются в случае смены работником фамилии, адреса места жительства, документа, удостоверяющего личность и т.д.

        При изменении наименования, адреса места нахождения работодателя или персональных данных о руководителе организации в учетные документы тоже должны быть внесены изменения. Измененные сведенья вносятся на основании приказа руководителя организации.

        Порядок составления приказа

        Трудовым законодательством не предусмотрена унифицированная форма этого приказа.

        Кадровые специалисты оформляют приказ о внесении изменений в учетные документы произвольно. Приказ о внесении изменений в учетные документы должен содержать следующие данные:

      • дата и номер приказа;
      • причины;
      • сведения о работнике, в отношении которого вносятся изменения: фамилия, имя, отчество, должность, табельный номер;
      • сами изменения, которые будут внесены;
      • дата вступления в силу изменений;
      • сведения о лице, на которого возложена обязанность контролировать выполнение данного приказа (фамилия, имя, отчество и должность);
      • и иные данные.
      • Приказ о внесении изменений в учетные документы подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

        С приказом нужно ознакомить работника под роспись — в нижней части документа работник должен расписаться и поставить дату ознакомления.

        www.freshdoc.ru